Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen zu empfangen und sicher zu archivieren. Ausnahmslos alle, auch kleinere Einzelunternehmen und Kleinunternehmen.
E-Rechnungen versenden wird für kleinere Unternehmen, was für die meisten meiner SchülerInnen zutrifft, erst ab 2028 Pflicht.
Hier eine Übersicht der IHK München:
* Zustimmung des Empfängers erforderlich.
** Das elektronische Rechnungsformat kann zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden, sofern es alle umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben in ein EU-konformes oder interoperables Format überführt (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n.F.). Erfüllt das Format diese Bedingungen, dürfen etablierte Formate wie z.B. EDIFACT auch nach den Übergangsfristen weiter genutzt werden.
Quelle Foto: IHK München
Ich werde hier nicht schreiben, was überall steht. Entsprechende Links findest du unten.
Mir wurde beim Steuerberater wohlwollend geraten, das Thema doch einfach an meine EDV-Abteilung zu delegieren. Genau, ich habe auch gelacht.
Um euch ebenso umfangreiche Recherchen und Nerven zu ersparen, werde ich hier die wichtigsten Erkenntnisse und Fakten zusammentragen.
- Für den Empfang von (E-)Rechnungen, solltest du eine gesonderte E-Mail-Adresse einrichten.
Bei mir wird es vermutlich: e-re@nayala-yoga.de. - Du brauchst auf jeden Fall zum 01.01.2025 ein Programm, um E-Rechnungen lesen zu können.
Da E-Rechnungen vielfach ausschließlich maschinenlesbar (XML, z.B. mit XRechnung) sind, brauchst du ein entsprechendes Visualisierungstool für E-Rechnungen. Quba-Viewer wird aktuell als Freeware / Open Source angeboten. Sobald ich mehr weiß, teile ich es mit. - Darüber hinaus brauchst du ein Dokument-Management-System, um E-Rechnungen sicher archivieren zu können.
DATEV beispielsweise bietet in den Grundfunktionen eine kostenfreie Möglichkeit, gängige Rechnungstypen zu verarbeiten und digital zu verwalten. Mehr dazu unter Aktuelles. - Alle Unternehmen sind spätestens ab 2028 verpflichtet - dann auch kleinere Einzelunternehmen und (bis heute) auch Kleinunternehmen, nur noch E-Rechnungen zu schreiben.
Dafür braucht es neben einem entsprechenden Programm wie XRechnung oder ZUGFeRD (hybrides Format sowohl menschenlesbare PDF als auch XML) noch ein weiteres Buchhaltungsprogramm. Es gibt anscheinend zwar Gratis-Programme, allerdings mit wenigen Funktionen. Solltest du deine Daten gleich dem Steuerberater übermitteln wollen oder ins Elster Formular übertragen, dann braucht es i.d.R. kostenpflichtige Programme.
Wenn du bisher nicht weißt, wie soetwas funktioniert, geht es dir wie mir. Noch weiß ich das auch nicht. Wenn es soweit ist, werde ich hier weiter informieren. Und wer weiß, was bis dahin ist. Sollte es bis dahin keine entsprechenden Online-Kurse geben, lade ich eine/n ExpertIn zur Schulung ein und werde beizeiten anbieten, dass auch du daran teilnehmen kannst. Melde dich bei Interesse einfach bei mir.
Für kleinere Einzelunternehmen und Kleinunternehmen scheint all das unweigerlich mit weiteren Kosten verbunden. Selbst für diejenigen, die bislang alles bis zur Steuererklärung selbst machen. Daher schaue natürlich auch ich, welches die einfachste, beste und kostengünstigste Lösung sein wird.
Ich bleibe am Ball und halte gerne auch dich auf dem Laufenden. Natürlich darfst du auch mich informieren, wenn du schon mehr weißt.
Aktuelles:
Gerade (15.10.2024) habe ich von der IHK München erfahren, dass ein Änderungsantrag für eine Sonderregelung für Kleinunternehmen eingereicht wurde und dem Bundestag (16.-18.10.2024) vorgelegt wird.
Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und zum Teil auch kostenlose Lösungen für kleinere Unternehmen: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/marktuebersicht-e-rechnung/
Bitte schau dir einstweilen den gesamten Text hier an: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/
Eine Schritt für Schritt Anleitung gibt es neuerdings auch hier: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/Praktischer-und-technischer-Leitfaden/
