Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen zu empfangen und sicher zu archivieren. Ausnahmslos alle, auch kleinere Einzelunternehmen und Kleinunternehmen. E-Rechnungen versenden wird für kleinere Unternehmen, was für die meisten meiner SchülerInnen zutrifft, erst ab 2028 Pflicht.
Für kleinere Einzelunternehmen und Kleinunternehmen scheint all das unweigerlich mit Mehraufwand und weiteren Kosten verbunden. Immerhin gibt es laut Pressemitteilung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat vom 18.12.2024 einen erleichterten Übergang. Papierrechnungen dürfen vorerst weiterhin genutzt werden, auch wenn ab dem 1. Januar 2025 alle eingehende E-Rechnungen im B2B-Bereich akzeptiert werden müssen.
Ich bleibe am Ball und halte gerne auch dich bezüglich einfacher und kostengünstigster Lösungen auf dem Laufenden. Natürlich darfst du auch mich informieren, wenn du schon mehr weißt.
* Zustimmung des Empfängers erforderlich.
** Das elektronische Rechnungsformat kann zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden, sofern es alle umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben in ein EU-konformes oder interoperables Format überführt (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n.F.). Erfüllt das Format diese Bedingungen, dürfen etablierte Formate wie z.B. EDIFACT auch nach den Übergangsfristen weiter genutzt werden.
Quelle Foto: IHK München
- Für den Empfang von (E-)Rechnungen, solltest du eine gesonderte E-Mail-Adresse einrichten.
Bei mir wird es vermutlich: e-re@nayala-yoga.de. - Du brauchst auf jeden Fall zum 01.01.2025 ein Programm, um E-Rechnungen lesen zu können.
Da E-Rechnungen vielfach ausschließlich maschinenlesbar (XML, z.B. mit XRechnung) sind, brauchst du ein entsprechendes Visualisierungstool für E-Rechnungen. ELSTER (https://www.elster.de/eportal/e-rechnung) bietet die wie ich finde einfachste Möglichkeit. Die Rechnung muss lediglich im neuen Tool hochgeladen werden. Eine Anmeldung bei ELSTER ist dafür nicht erforderlich. Wer Alternativen bevorzugt: Quba-Viewer wird aktuell als Freeware / Open Source angeboten. - Darüber hinaus brauchst du ein Dokument-Management-System, um E-Rechnungen im xml-Format sicher archivieren zu können.
Es reicht nicht, lesbar gemachte Dateien im pdf-Format abzulegen. DATEV beispielsweise bietet in den Grundfunktionen eine kostenfreie Möglichkeit, gängige Rechnungstypen zu verarbeiten und digital zu verwalten. - Alle Unternehmen sind spätestens ab 2028 verpflichtet - dann auch kleinere Einzelunternehmen und (bis heute) auch Kleinunternehmen, nur noch E-Rechnungen zu schreiben.
Dafür braucht es neben einem entsprechenden Programm wie XRechnung oder ZUGFeRD (hybrides Format sowohl menschenlesbare PDF als auch XML) noch ein weiteres Buchhaltungsprogramm. Es gibt anscheinend zwar Gratis-Programme, allerdings mit wenigen Funktionen. Solltest du deine Daten gleich dem Steuerberater übermitteln wollen oder ins Elster Formular übertragen, dann braucht es i.d.R. kostenpflichtige Programme.
Wenn du bisher nicht weißt, wie soetwas funktioniert, geht es dir wie mir. Noch weiß ich das auch nicht. Wenn es soweit ist, werde ich hier weiter informieren. Und wer weiß, was bis dahin ist. Sollte es bis dahin keine entsprechenden Online-Kurse oder andere einfache Lösungen geben, lade ich eine/n ExpertIn zur Schulung ein und werde beizeiten anbieten, dass auch du daran teilnehmen kannst. Melde dich bei Interesse einfach bei mir.
Stand: 19.12.2024
Bitte schau dir einstweilen den gesamten Text hier an: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/
Eine Schritt für Schritt Anleitung gibt es neuerdings auch hier: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/Praktischer-und-technischer-Leitfaden/
Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und zum Teil auch kostenlose Lösungen für kleinere Unternehmen: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/marktuebersicht-e-rechnung/
